Vorbereitungs-Liste 2.7.

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08:00 vorab

Was?

• Vorbereiten des Morgenkaffees, - tees, - wasserkaraffen
• Stühle / Tische aufbauen für das Arbeitsgespräch, Einlass, Hof, ggf. später genutzte Räume
• Leitsystem (schon am 1.7., 20:00) = Wegweiser? Vors/ im ZAK
• Technik vorbereiten/ installieren: Boxen (Musik), Beamer? Leinwand?
• 24 h Zugang Internet einrichten
• Installieren der ganztägigen Ausstellungen:
  • Video / RWE Stiftung (schon am 1.7. 20:00)
  • Fotos Schweiz ENE, Video ENE
  • Boxen installieren für Musik am Abend

Wo?

• Überall im ZAK ;-)
• Ausser dem großen Theaterraum

Wer?

• 10:00 Uhr kommt Fräulein Coffea
• LaNE Team
• Herr Sappelt und sein Team
• ZAK Team)

Materialien

• Stühle, Anzahl:
• Tische, Anzahl:
• Stehtische, Anzahl:
• Geschirr?
  • Karaffen: AKFÖ
• Tablet PC oder Beamer für Fotos / Videos vom ENE in der Schweiz
• Boxen
• Weitere Technik: Mikrofone, ...?
• Wegweiser Schild & Aufsteller

To Dos

• Geschirr bestellen
• Tische und Stühle besorgen
• Tablet / Beamer und Computer besorgen, Diaschau erstellen
• ZAK fragen, ob die einen Aufsteller o.ä. haben für Wegweiser, Wegweiser Schild erstellen

10.30 Uhr Einlass

Was?

• Empfang: Namensschilder und Programm ausgeben
• Morgenkaffee, -tee, -wasserkaraffen
• Gäste begrüßen
• Namensschilder verteilen und fragen, wer zwischen 16-19 Uhr da ist; diese bekommen nach der Reihenfolge einen roten, gelben, grünen, blauen Punkt ... dann wieder rot, gelb, grün, blau u.s.w.

Wo?

• Voraussichtlich Flur, Eingangsbereich

Wer?

• Wer sitzt den Tag über am Empfang?
• Fräulein Coffea Morgenkaffee usw. – auch Service oder Selbstbedienung?
• C60-Team

Materialien

• Namensschilder mit Titel, Name und Institutionen
• farblich unterschiedlich nach Gruppen:
  • blau (eventuell mit dem „blauen ENE-Logo vom Plakat“) für die ENe-ProfessorInnen der HBO
  • gelb für die unterstützenden Partner, inklusive Univercity und die Gruppe von Bremkens, also alle die irgendwie unterstützen
  • grün für alle anderen
• angemeldete vordrucken
• Blanko-Schilder für unangemeldete Gäste
• Farbpunkteblättchen (rot, gelb, grün, blau)
• Rückgabebox für Namensschilder
• Programmflyer

To Dos

• Fräulein Coffea offiziell Auftrag geben (C60)
• Programme drucken, ggf. falten (C60)
• Namensschilder vordrucken (C60)
• Einladungen an alle Gäste verschicken, vormittags sollen auch die MitarbeiterInnen eingeladen sein (schon passiert oder? Wen haben wir noch nicht eingeladen; ja immer alle auch die MitarbeiterInnen!)
• Poster drucken und plakatieren (C60 & Farah)
• Werbung auf der Homepage, Newsletter und Rundmail
• Rückmeldungen über Teilnahme sammeln (inkl. Teilnahme an Mittag- / Abendessen), Teilnehmerliste erstellen (PSR, OS, SVS)
• Person für Empfang finden (C60+eine Person von uns? Eventuell Janina bis 15 Uhr? Sie könnte sich dann auch um die „einlaufende OB“ kümmern, solange wir anderen in der Pressekonferenz sind)

11.00 Uhr Arbeitsgespräch zum Forschungsschwerpunkt „Energienachhaltigkeit“

Was?

• Austausch / Diskussionsrunde (ähnlich Fishbowl) zum Thema Energienachhaltigkeit vor Ort,

Wo?

• Seminarraum EG

Wer?

• Insgesamt vielleicht 40 Personen?
• In Diskussionsrunde: 8 AkteurInnen aus Bochum + 4 Freie Stühle
• Moderation: Herr Sappelt
• Publikum

Materialien

• Flipchart, Moderationskoffer, anderes zur Visualisierung/ Dokumentation?

To Dos

• TeilnehmerInnen der Diskussionsrunde anfragen & briefen (PSR, Sappelt)
• Moderation / Diskussion vorbereiten (geschehen)

13:00 Uhr Gemeinsames Mittagessen

Was?

• Mittagessen / Snacks in Buffetform

Wo?

• Bei schönem Wetter im Hof
• Sonst drinnen im Flur / UG??

Wer?

• Fräulein Coffea – auch Service? Dreckiges Geschirr wieder einsammeln?

Materialien

• Geschirr, Besteck
• Steh)tische zum Essen für entsprechende Anzahl an Leuten
• Bierbänke und Tische für den Hof

To Dos

• Tische und Stühle, bzw. Bänke organisieren

14.30 Uhr Pressekonferenz

Was?

• Infos an die Presse
• Fotos für die Presse, auch mit OB Dr. Ottilie Schulz
• Währenddessen (gegen 15:00 Uhr): Empfang & Herumführen OB Dr. Ottilie Schulz
• Währenddessen auch: Empfang der anderen, zusätzlichen Gäste – hier auch Kaffee usw. anbieten?

Wo?

• 2. Raum im OG

Wer?

• PressevertreterInnen
• ProfessorInnen im ENE Projekt
• Empfang OB: Olli, Raymond, Janina
• Weitere, zusätzliche Gäste
• Fräulein Coffea noch

Materialien

• Pressemitteilung? Sonstige Vorbereitung?

To Dos

• Presse informieren / einladen
• Ggf. Kaffee / Tee auch für diese Zeit noch?

15.00 Uhr / Offizieller Auftakt

Was?

• Offizieller Startschuss mit diversen Reden

Wo?

• Seminarraum im EG

Wer?

• Dr. Ottilie Scholz (Oberbürgermeister der Stadt Bochum)
• Prof. Dr. Martin Sternberg (Präsident der Hochschule Bochum)
• Prof. Dr. Petra Schweizer Ries (Hochschule Bochum): Vorstellung des Forschungsschwerpunkts und des ersten Projektes
• wahrscheinlich ab hier mehr Gäste!

Materialien

• Rednerpult?
• Mikro & Lautsprecher?

To Dos

• RednerInnen einladen
• Reden vorbereiten

16.30 Uhr PRESENCING nach Scharmer (das Netzwerk-n & LaNE stellen das Konzept vor und wir erleben es gemeinsam) / World Café

oder 16:00 Uhr??

Zwischendurch allgemeine Kaffeepause mit Kuchen?

Was? – ist noch in Entstehung! Beim ENE-Projekttreffen (16.6.1) war angedacht:

• Vorstellung der Projektpartner und Kooperationspartner aus der Hochschule Bochum und aus Bochum
• 3 Räume, pro Raum ein Thema, das an einem Expertentisch vorgestellt wird
• NH-Bewusstsein, Partizipation von SchülerInnen usw. (Schweizer-Ries, Radermacher, Stengel)
• Simulation 3D (Schmidt)
• Internet-Community (Gerwinski)
• 4 Gruppen, die nacheinander durch die 3 Themenräume rotieren + eine Gruppe mit „angeleiteter Pause“
• Jeweils 30 Minuten + 15 Minuten Pause / Raumwechsel
• Pro Tisch / Raum Dokumentation der Diskussion

Wo?

• Seminarraum EG
• 2 Räume OG
• Weiterer Raum für „Pausen“-Gruppe???

Wer?

• ProfessorInnen / ExpertInnen an den Tischen (wer genau?)
• ProtokollantInnen
• ModeratorInnen
• Gäste

Materialien

• 10 Stellwände mit Paper
• Evtl. 4 Inspirations-Poster (Die Weltkugel)
• Moderationskoffer
• ca. 120 Stühle?
• Verstärkeranlage (Mikro)
• Flipchart für den Inputvortrag (ca. 10 Minuten) Theorie U und die 4 Kommunikationsformen
• Einen Raum, in dem die Stühle, im Zentrum max. 8 Stühle im Kreis stehend, als Arena aufgebaut werden können.
• Evtl. Runder Tisch
• Poster pro Expertentisch
  • Kommen die zu den Tischen oder in den „angeleitete Pause“-Raum?
• Flipcharts, Moderationskoffer / anderes zur Dokumentation in den Räumen?

To Dos

• Methode Gruppeneinteilung überlegen
• Was macht die Gruppe in der „angeleiteten Pause“?
• Poster pro Tisch vorbereiten
• Evtl. Diskussionsfragen vorbereiten, bzw. Fragen / Impulse, um ins Gespräch zu kommen
• Tische / Stühle in den Räumen
• Allgemeines Briefing: 1.7. ab 18:00

19.00 Uhr Ausklang

Was?

• Ausklang mit Musik & Abendessen

Wo?

• Bei schönem Wetter draußen im Hof
• Sonst drinnen im Flur / UG?

Wer?

• Essen und Service durch AKAFOE
• Musik vom Band – wer sucht aus, stellt bereit, „überwacht“ die Playlist?
• Alternativ: Pianist?

Materialien

• Geschirr, Besteck
• Steh-)Tische zum Essen
• Boxen
• Computer / Musikabspielgerät

To Dos

• Musik auswählen oder Pianisten engagieren

Ca. 21 / 22 Uhr Ende

Was?

• Aufräumen?
  • Kunstinstallation: wird am 3.7., 12:00 Uhr abgebaut

Wo?

• Überall ;-)

Wer?

• ...

Ganztägig im Foyer:

• „Netzrepublik Deutschland 2042“, Video von Helge Fischer, Künstler und Stipendiat des Artist in Residence Programm VISIT der RWE Stiftung im Jahr 2013.
• Fotos / Videos vom ENE in der Schweiz

Allgemein:

• Dokumentation mit Kamera
  • Material: Kamera oder Handykameras?
  • Wer fotografiert?
• Wasserkaraffen und Gläser ganztägig anbieten
  • In Seminarraum oder da, wo sonst Buffet?

Außerdem: Finanzverwaltung – was wann?

• Sponsorenverträge
• Fördermittel abrufen
• Angebote einholen (vorab)
• Rechnungen bezahlen (danach)
• Verwendungsnachweis